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Entrevista a stakeholders

Entrevistas individuales a actores relevantes para un proyecto.

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Visión general

Formato

Entrevistas en profundidad con personas de una organización, que tienen un rol, conocimiento o son tomadores de decisión en un proyecto. Son personas que tienen información y conocimiento que puede ayudar en la definición de una estrategia o de un rediseño.

Duración

Preparación: 2–4 Horas.

Ejecución: 1–2 horas por entrevista.

Materiales necesarios

Guía de discusión.

Materiales o estímulos (prototipo, conceptos, etc.).

Sistema de grabación (audio/vídeo).

Participantes

1-2 (individuales o pares).

Dependen mucho de cada proyecto, pero como característica principal, son personas que tienen un alto grado de conocimiento del producto, servicio o organización en cuestión, que estarán afectados por el cambio que los resultados del proyecto proporcionen y/o tienen poder de decisión sobre ello.

Facilitadores

Design Researcher

¿Qué es?

Son entrevistas en profundidad con los actores relevantes del proyecto, ya sea por su nivel de conocimiento, por su implicación en ello o por ser un referente del campo de estudio a realizar (dirección, empleados, proveedores, accionistas, administración…).

¿Para qué sirve?

Las entrevistas con stakeholders nos ayudan a profundizar en el conocimiento avanzado del objeto de estudio, así como abrir el contexto para incorporar la visión experta junto a la visión interna de cliente y la de los usuarios finales.

Nadie conoce un producto o una empresa mejor que las personas que trabajan en ella. Estas entrevistas tratan de poder absorber la cantidad necesaria de este conocimiento para poder realizar el proyecto.

¿Cuándo lo utilizamos?

Idealmente, en todos los proyectos, ya que la perspectiva de la empresa es fundamental para enfocar los objetivos. Pero especialmente en todos aquellos proyectos donde el conocimiento previo sea pobre y se necesite abrir el foco y orientación del proyecto para alcanzar los retos planteados.

Paso a paso

🖍 Definición

En primer lugar, define qué información y conocimiento necesitas extraer con estas sesiones. Realiza un ejercicio de identificación de los stakeholders con el equipo del proyecto.

🎯 Captación

Determina los/las stakeholders y elabora un listado para validar con el equipo de cliente. Una vez validada, envía una invitación a los/las participantes y cierra la agenda al menos con 1 semana de antelación, para que el equipo de trabajo y cliente puedan participar activamente (con su presencia) durante las sesiones.

Es difícil acertar de primera en el listado ideal de personas con quien hablar dentro de una organización. Pide a las personas entrevistadas recomendaciones de ‘con quien más en tu organización podemos hablar sobre este tema?’

✅ Preparación

Plasma en un guión de entrevista todos aquellos bloques temáticos relevantes para extraer información. P.ej. Background del entrevistado / Relación con el objeto de estudio / Visión sobre el reto del proyecto / Aspectos relevantes a tener en cuenta / Visión de futuro…

📝Hoja respuestas (volcado)

Organiza la manera de tomar notas en estas sesiones. Si vas a trabajar con una persona que tomará notas, discute con él/ella la mejor manera de colaborar. Idealmente, tendrás una hoja de respuestas preparada antes de las sesiones.

⏳ Moderación

Modera las sesiones programadas, según tu plan - y prepárate para que el plan no funcione. Sé flexible con tu agenda y deja espacios para que puedas acomodar cambios de última hora.

Por muy fluidas que sean las conversaciones, intenta no modificarlas, porque los resultados se extraerán de los patrones que encuentres del total de entrevistas. Acuérdate de grabarlas y toma nota de cada una en la medida de lo posible.

📉 Análisis Rápido

Al final de cada día de sesiones mira los datos referentes a los grandes temas de investigación (research questions). ¿Has podido contestarlos? Si tienes más sesiones, modifica el guión según necesario. Si no tienes más sesiones, haz un resumen con los principales hallazgos del día antes de irte a casa, esto te ayudará en el análisis posterior.

📋 Elaboración de la guía

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imagen mostrando texto sobre la guia de entrevista de un "stakeholder"

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